今日からできる、ちょっとした仕事の効率化術｜社員ブログ｜アベールソリューションズ株式会社

ご挨拶

こんにちは。PMO領域を担当しているN.Hです。
今回は社会人として仕事をする上で、日々少し意識するだけで「自分はもちろん、周りの人の効率も少しずつ高められるのではないか」という観点のお話をしたいと思います。

仕事の効率は「自分の作業」だけで決まらない

仕事をする上で大切なことというと、専門的なスキルや知識、経験などがまず思い浮かぶと思います。
もちろんそれらは重要ですが、私がそれと同じくらい、あるいはそれ以上に大事だと感じていることがあります。

それは、自分以外の人にかかる工数をどれだけ減らせるかという視点です。

周囲の人の管理工数を減らすこと、無駄な確認や会話のラリーを減らすこと。
この意識があるかどうかで、チーム全体の生産性は大きく変わると思っています。

「聞かれてから答える」は、実は遅い

例えば、上司から
「例の件、どうなってる？」
と聞かれたとします。

この質問に対して答えれば十分だと思ってしまいがちですが、実はそうではありません。

上司は、その質問をする前に
「あれはどうなったんだろう？」
と、何度か気にしているケースがほとんどです。
聞かれた瞬間に、初めて進捗が気になったわけではありません。

つまり、その質問が出た時点で、
本来は、もっと早く共有されているべきだった
というサインでもあります。

進捗が止まっている時、判断待ちの時、想定より遅れている時。
「聞かれる前に伝える」だけで、相手の不安や管理コストは大きく減ります。

上司の仕事は「決めること」

もう一つ意識したいのが、上司との役割分担です。

上司の役割は、
・方針や案を決定すること
・その決定に責任を持つこと

だと思っています。

そのため、「どうすればいいですか？」と丸投げするのではなく、
・案をいくつか用意する
・それぞれのメリット・デメリットを整理する

そして、最終的に選んでもらうだけの状態にする。
ここまで準備できると、上司は短時間で判断でき、こちらは裁量を持って動けるようになります。
結果として、やり取りの回数も減り、お互いの時間を有効に使うことができます。

視点が違うことを前提に考える

上司（もしくは PM 等）と自分では、立場が違えば見ている景色も違います。
自分にとっては正しい主張でも、上司の視点ではリスクが見えていることもあります。

意見が食い違ったとき、
「理解してもらえていない」と考える前に、
「自分の視野が狭くなっていないか？」
と一度立ち止まって考えることも大切だと思います。

その視点を踏まえて意見を整理できれば、より建設的な議論につながります。

先回りとラリー削減が、チームを助ける

仕事は、自分一人で完結するものではありません。
だからこそ、

・先回りして共有する
・判断しやすい形で渡す
・無駄なラリーを減らす

こうした小さな気遣いが、結果的に誰かの時間を助け、チーム全体を楽にすると思っています。

「自分の作業を終わらせる」だけでなく、
「周りの人がスムーズに動けるか」を意識する。

その視点を少し持つだけで、仕事の質は確実に変わるはずです。